Bij het organiseren van een congres zijn er natuurlijk verschillende belangrijke zaken om rekening mee te houden. Zo moet het programma inhoudelijk sterk zijn, om de genodigden gedurende de hele dag geboeid te houden. Maar vergeet ook zeker het praktische deel van de organisatie niet! Waar moet je allemaal aan denken? We delen belangrijke tips.
Passende locatie
De locatie waar het congres plaatsvindt is uiteraard erg belangrijk. Zorg voor een passende locatie, bijvoorbeeld met betrekking tot het specifieke thema van het congres. Ook is het raadzaam om een algemeen inspirerende omgeving uit te kiezen – zie dit als een essentiële basis voor de organisatie van het evenement. Een Congrescentrum in Burgers’ Zoo is een ideaal voorbeeld van een inspirerende locatie: in de natuur en tussen de dieren! Dat is uiteraard wel een stuk aantrekkelijker dan een locatie op een afgelegen industrieterrein. Maak hierin de juiste afweging!
Bereikbaarheid locatie
Niet alleen de uitstraling van de omgeving telt mee, maar ook de locatie in het land. Komen er genodigden vanuit het hele land op jouw congres af? Dan is het verstandig om een centraal gelegen locatie uit te zoeken. Een auditorium in de stad Arnhem leent zich hier zeker voor: goed bereikbaar vanuit alle provincies, aangezien het gelegen is in het hart van Nederland. Houd uiteraard ook rekening met de bereikbaarheid met zowel de auto als het openbaar vervoer.
Uitnodigingen en reminders
Hoe zorg je dat de genodigden zich welkom voelen op jouw congres? Met de juiste uitnodigingen! Bedenk welke manier van uitnodigen passend is – telefonisch, per post of per mail bijvoorbeeld. Maak iets moois van de uitnodiging: het helpt als deze opvalt en de aandacht trekt. En vergeet de reminders niet! Stuur voorafgaand aan het evenement nog een herinnering, om de aanwezigheid van de gasten met nog wat meer zekerheid vast te kunnen stellen.
Technische aankleding
Het is belangrijk om de technische aankleding volledig op orde te hebben om je congres tot een succes te maken. Van de juiste microfoon tot een lazeraanwijzer voor het scherm, van een snelle internetverbinding tot de beamer: alles telt mee. Regel tijdig de benodigde apparatuur en controleer op de locatie of alles goed werkt.
Congres vastleggen
Vandaag de dag is het steeds gebruikelijker om een congres goed vast te leggen, zodat het na afloop nog eens kan worden bekeken. Ook is dit relevant voor de genodigden die helaas niet aanwezig kunnen zijn: zo kunnen zij digitaal toch het congres bijwonen. Bedenk of dit relevant is voor jouw congres. Zo ja, zorg voor een goede camera en voor audio-opnameapparatuur om het congres in hoge kwaliteit vast te leggen. Dit kun je na afloop eenvoudig online delen!
