Heb jij plannen voor het organiseren van een zakelijk evenement met je bedrijf? Dan moet je op zoek naar een geschikte locatie die past bij zowel jouw wensen als die van de mensen die je wilt gaan ontvangen. Hoe kies je de beste locatie voor je zakelijke evenement?
Bereikbaarheid
Bij het kiezen van de juiste locatie is bereikbaarheid een factor die je mee moet nemen in je overwegingen. Als je gasten van buiten het bedrijf wilt ontvangen, is het wel van belang dat het niet te ingewikkeld voor ze wordt om de locatie te bereiken, want dan gaan mensen afhaken. Bij voorkeur kies je voor een locatie die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer en beetje centraal ligt.
Toegankelijkheid
Het is in deze tijd not done om geen rekening te houden met toegankelijkheid. Ook mensen die slecht ter been zijn of zelfs aangewezen zijn op een rolstoel moeten zonder al te veel moeite bij jouw zakelijke evenement aanwezig kunnen zijn. Het is een grote deceptie als mensen ter plekke dat dit niet het geval blijkt te zijn, en dat straalt niet goed af op jouw bedrijf.
Faciliteiten
Welke faciliteiten heb je nodig om jouw zakelijke evenement op de gewenste manier invulling te geven? Een podium is bijvoorbeeld een vrij specifieke wens waar je de evenementlocatie op moet zoeken. Ook de aanwezigheid van bepaalde audiovisuele faciliteiten is niet per se altijd verondersteld. Check daarom zeker wat de mogelijkheden zijn op bepaalde congreslocaties.
Capaciteit
Hoeveel mensen denk je te gaan ontvangen tijdens je zakelijke evenement op locatie? Op deze benodigde capaciteit moet je evenementlocaties selecteren. Je wilt iedereen comfortabel kunnen ontvangen, maar het is niet wenselijk dat de gekozen locatie te groot is. Dan lijkt het namelijk of er maar weinig mensen naar je evenement zijn gekomen. Voor kleinere groepen kun je daarom wellicht beter kijken naar zaalverhuur.
Sfeer en akoestiek
Qua uitstraling kun je met een evenementenlocatie eigenlijk meer fout dan goed doen, omdat mensen het zich vooral herinneren als de sfeer of akoestiek níet goed was. Daarom is het van belang om een kijkje te nemen op de locaties die je overweegt. Vraag jezelf of de locatie een aangename sfeer uitstraalt die past bij jouw bedrijf en jouw evenement. Controleer ook de akoestiek door het geluidssysteem te checken en te kijken of de ruimte voldoende bekleed is om al te veel weerkaatsing van geluid te voorkomen.
Als je rekening houdt met zaken als die we hierboven besproken hebben, zou het moeten kunnen lukken om een geschikte locatie te vinden. Plan wel ruim van tevoren, anders kan de keuze beperkt zijn.
