Een zakelijke afspraak kan voor veel zenuwen zorgen, vooral wanneer de toekomst van je carrière of een groot project afhankelijk is van de persoon die je ontmoet. Een goede voorbereiding zorgt er dus niet alleen voor dat de afspraak goed zal gaan, maar ook dat je zelfvertrouwen en rust uitstraalt.
In dit artikel geven we je een aantal tips voor een goede voorbereiding, van dingen die je mee moet nemen tot de onderkleding die je kunt dragen.
Wat is het doel van de afspraak?
Afhankelijk van het doel van het gesprek kun je je als ondernemer voorbereiden op bepaalde vragen of onderwerpen die besproken zullen worden. Zorg ervoor dat je belangrijke cijfers uit je hoofd kent, lees het laatste nieuws over het bedrijf waar je naartoe gaat… maar vergeet vooral niet waarom je naar de afspraak gaat. Door je doel altijd in gedachten te houden zorg je ervoor dat het gesprek niet opeens een hele andere kant op gaat. Laat je dus niet afleiden.
Ga je op bezoek bij een potentiële klant, zorg er dan voor dat je precies weet wat je die klant kunt bieden. Hoe kan jouw product of dienst voor de klant van nut zijn? Wat zijn eventuele negatieve punten die aangekaart kunnen worden (je prijs, leveringstijd…) en hoe kun je dit omzetten in iets positiefs? Zet alle vragen die de potentiële klant kan stellen op papier en probeer deze al te beantwoorden voor je naar de afspraak gaat. Zo zal er minder snel een ongemakkelijke stilte vallen.
Professionele uitstraling
Voor een zakelijke afspraak moet je er altijd professioneel en verzorgd uitzien. Draag een gestreken overhemd en nette schoenen onder je pak. Een stropdas zal in veel gevallen ook aangeraden zijn, maar dat hangt erg van de afspraak af. Bij een jonge start-up komt een stropdas misschien wat overdreven over. Kijk eens op de website of er foto’s zijn gemaakt binnen het bedrijf en hoe iedereen gekleed is.
Is je afspraak iets minder formeel en draag je daardoor alleen een overhemd met nette broek? Kies dan voor een ondershirt van bamboe om zweetplekken onder je armen te voorkomen. Die vlekken, en de bijbehorende geur, zijn natuurlijk niet fijn tijdens een zakelijke afspraak. Ook bamboe boxers zijn een echte aanrader voor een belangrijk gesprek. Het klinkt misschien raar, maar door zachte boxers gemaakt van temperatuurregulerende stof te dragen krijgt je zelfvertrouwen een boost.
De benodigdheden voor een belangrijke zakelijke afspraak
Maak voor je afspraak een
lijstje met de dingen die je absoluut niet mag vergeten. Denk hierbij aan je
laptop met je presentatie, een prijsoverzicht, referenties, een folder, een
portfolio, een notitieboekje met pennen, een prototype… Check de documenten en
presentatie die je meeneemt ook nog eens extra op typefouten, en probeer de
uitrusting voor de presentatie uit (indien mogelijk) zodat je zeker weet dat
alles werkt.
Je kunt ook een flesje water en een kleine snack meenemen, zodat je niet met een droge mond of rommelende maag zit tijdens de afspraak. Zo voorkom je alle afleiding en blijf je geconcentreerd op je gesprek.
