Kantoor

Werk aan je business met geïntegreerde projectmanagementsoftware

Projectmanagementsoftware wordt door veel zakelijke dienstverleners al snel afgedaan als overbodig luxe. Jouw projecten manage je toch gewoon even tussendoor zonder een apart projectmanagementpakket?

Alleen blijkt uit onderzoek van Exact dat gewoon even tussendoor ervoor zorgt dat 15% van de projecten niet op tijd en binnen budget wordt opgeleverd.

Zo doet 11% van de zakelijke dienstverleners de projectadministratie uit het hoofd, werkt 15% heel milieuonvriendelijk op papier en worstelt 25% met foutgevoelige spreadsheets.

Het resultaat is minder omzet, ontevreden klanten & leveranciers en een te hoge projectadministratielast. Dat kost je veel extra tijd die je beter had kunnen wegschrijven op de projecten zelf zodat je het op tijd had opgeleverd.

Dus gewoon even tussendoor zorgt vooral voor lagere marges en ontevreden klanten. Dat komt je slecht uit, of je nu een projectmanager in dienst bent of de eigenaar van de projectorganisatie. In beide gevallen snij je in je eigen vingers.

Projectmanagementsoftware automatiseert de projectadministratie

Van projectmedewerkers inplannen, belangrijke projectupdates delen of je projectvoortgang en budget te bewaken – door het allemaal te automatiseren verlies je geen bakken met tijd meer aan dit foutgevoelige overtikwerk.

Je voert alles 1x in, iedereen kan online meekijken met de projectvoortgang, plannen doe je op een online planbord en het systeem houdt de kosten voor je bij zodat budgetbewaking voortaan niets meer inhoudt dan af en toe een dashboard te bekijken.

Waarom dit belangrijk is?

Een projectadministratie in verschillende systemen of op papier wordt al snel een chaos, al helemaal als er meerdere mensen mee moeten werken met verschillende voorkeuren voor communicatie of software.

Stel jij werkt op papier, een externe projectmedewerker werkt met Microsoft Office 2016 en de klant werkt in de cloud met G Suite. Dat zorgt voor frictie omdat iedereen wil ze dat met hun pakket of methode werken.

Dat betekent in de meeste gevallen dat iedereen maar projectdocumenten naar elkaar gaat mailen.

Dat zorgt voor verschillende versies van bijvoorbeeld capaciteitsplanningen of briefings. Urenregistraties kunnen blijven steken in de spam en cruciale projectupdates worden al snel over het hoofd gezien in al die overvolle inboxen.

Het praktische gevolg? Een veel te grote kans op fouten bij zo’n beetje elk onderdeel van het project – tot aan de facturatie aan toe. Zo’n fout is geen kwestie van of – maar waar en wanneer.

Verder is iedereen teveel tijd kwijt om uit te vogelen wat de laatste status van het project nu is. Heeft projectlid x taak y nu wel of niet uitgevoerd? En wat als iemand op vakantie is – gaat die overdracht wel goed? 

En het budget? Tja, dat kun je in het beste geval goed inschatten, in het slechtste geval hopen op het beste. 

Projectmanagementsoftware automatiseert de urenregistratie

Werk je met een urenregistratie? Laat dan alle projectmedewerkers dagelijks online uren en kosten registreren. Via een mobile app voor smartphone en tablet of via de browser op de laptop.

Zo kan iedereen snel uren schrijven op locatie en vergeet je geen facturabele minuut meer. Daarmee bouw je gedetailleerde urenverantwoording per projectlid en project op.

Dat helpt je om nieuwe projecten met een bepaald team beter van te voren in te schatten of te bepalen of de medewerkers wel naar behoren presteren.

Waarom dit belangrijk is?

Als je projectleden hun uren dagelijks registreren, zit het gedane werk nog vers in het geheugen. Hoe langer je wacht, hoe meer giswerk eraan te pas komt.

Test dit maar eens uit en probeer zonder hulpmiddelen de afgelopen 4 weken per dag in te delen. Weet jij alles tot op de minuut af te herinneren?

Toch worden uren vaak per week of soms zelfs per maand geregistreerd. De kans dat er fouten insluipen is dan ook heel groot. Dat betekent uiteindelijk dat je facturen niet kloppen.

Daardoor gaan er verkeerde facturen uit naar de klant. Als je fout al spot dan moet je dat ten eerste uit gaan leggen. Dat komt niet erg professioneel over. Ten tweede moet je wachten op je geld. Want de gemiddelde tijd tussen het versturen en betalen van facturen is 40 dagen.

Zelfs als het ongeveer klopt betekent dit dat je facturabele uren mist. Je klant verwacht bij een volgend vergelijkbaar project een vergelijkbaar aantal uren (of minder) dus dat kan een structureel verlies worden.

Projectmanagementsoftware automatiseert de facturatie

Door verregaande integratie zijn alle onderdelen van je processen met elkaar verbonden. Je weet nu zeker dat alle geschreven uren en kosten kloppen en in het systeem staan.

Die gegevens worden vervolgens gebruikt om facturen van te genereren die in elk gewenst formaat naar een klant kan gestuurd worden.

Vervolgens houdt het systeem dankzij een bankkoppeling in de gaten of een klant wel op tijd de factuur overmaakt. Is dat niet het geval stuur je er heel makkelijk een betalingsherinnering uit.

En in het ergste geval neemt een automatische koppeling met een online incassobureau de stress weg bij het najagen van een wanbetaler.  

Verder laat je inkomende facturen en bonnen automatisch klaarzetten als voorgestelde boeking. Even inscannen met je smartphone of tablet en het systeem doet de rest.

Waarom dit belangrijk is?

We hoeven niet uit te leggen dat facturatie belangrijk is. Maar om die cashflow op gang te houden is het zaak om altijd te weten hoe je ervoor staat en wanneer wat binnenkomt. Aangezien het systeem al het werk voor je doet en je zeker weet dat je naar kloppende gegevens kijkt, weet je ook precies wat je kunt doen.

Dreigt de cashflow in Q2 op te drogen? Tijd voor acquisitie in Q1. Komt er juist veel binnen? Tijd om te investeren in je toekomst of een reserve aan te leggen. Zo kun je AAN je business werken in plaats van continu IN je business.

Klinkt logisch nietwaar? Alleen krijg je dat overzicht niet met papier of spreadsheets die je steeds maar bij moet werken. Het ding is namelijk dat die methodes enorm veel werk kosten. Tijdens de alledaagse drukte schiet dat er vaak bij in.

Het is niet voor niets dat een groeiend aantal zakelijke dienstverleners een geïntegreerd systeem verkiezen boven een verzameling van systemen die niet gekoppeld zijn. Uit onderzoek van Exact komt naar voren dat 34% van de zakelijke dienstverleners al werkt met een geïntegreerd systeem.

Wil jij ook voortaan AAN – in plaats van IN – je projectorganisatie werken? Ontdek hier hoe je de volgende stap in je business maakt.

Laat meer zien

Gerelateerde artikelen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back to top button
Close