Zakelijke kosten voor een auto van de belasting aftrekken is natuurlijk de wens van iedere ondernemer die een auto nodig heeft voor het werk. Maar hoe zit het eigenlijk met het zakelijk gebruik van auto’s en de Belastingdienst? We leggen het uit.
Auto op de zaak of niet
Zo gauw je als ondernemer zakelijke kosten in verband met autovervoer wil aftrekken, kom je in redelijke ingewikkelde toestanden met de Belastingdienst terecht. Rijd je meer dan 500 privé-kilometers met een auto, dan mag je kiezen of je de auto als privé of als zakelijk wilt registreren. Iedere auto waar je minder dan 500 privé-kilometers per jaar mee rijdt, moet op naam van je bedrijf gezet worden. In dit laatste geval kun je alle gemaakte kosten zakelijk aftrekken van de belasting. Dat geldt ook voor de financiering van de auto, die je in delen over meerdere jaren als afschrijving opgeeft bij de belasting. Daarnaast kun je ook de btw aftrekken van de te betalen omzetbelasting.
Privégebruik
Als je met een auto die je zakelijk gebruik meer dan 500 kilometer privé rijdt per jaar, moet je bijtelling gaan betalen. Dat houdt in dat er een bedrag bij je winst opgeteld wordt, waarmee het deel van de kosten dat je daadwerkelijk aftrekt gereduceerd wordt. De hoogte van dat bedrag hangt af van de nieuwprijs van de auto en de CO2-uitstoot. De nieuwprijs geldt ook wanneer je de auto tweedehands koopt, namelijk de nieuwprijs op het moment van eerste aanschaf van het voertuig.
Rittenregistratie
Om aan de bijtelling te ontkomen, moet je aantonen dat je minder dan 500 privé-kilometers per jaar rijdt met je auto. Hiervoor moet je een rittenregistratie bijhouden. Iedere gereden kilometer moet je kunnen verantwoorden aan de Belastingdienst. Zo’n rittenregistratie kun je handmatig bijhouden, maar dat is tamelijk arbeidsintensief. Er zijn ook apps die je kunnen helpen met je rittenregistratie. Om een volledige rittenregistratie te kunnen overleggen, moeten het volgnummer van de rit, de datum, de beginstand en eindstand van de kilometerteller, het beginadres en het eindadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route en natuurlijk of de rit privé of zakelijk is opgenomen worden in de registratie. Houd je geen rittenregistratie bij, dan betaal je achteraf een vast percentage btw voor het privégebruik van de auto. Dit percentage is vastgesteld op 2,7% van de catalogusprijs van de auto (tenzij het privégebruik plaatsvindt later dan 4 jaar nadat je de auto in gebruik hebt genomen, dan is het 1,5%).
Zakelijk gebruik van al aanwezige auto
Voor een auto die je al had voordat je je bedrijf startte en zakelijk gebruikt mag je de btw van de aanschafprijs niet aftrekken. Wel mag je € 0,19 per kilometer van de winst aftrekken voor zakelijke ritten. De btw op onderhoud en gebruik mag afgetrokken worden voor zover de auto zakelijk wordt gebruikt. Voor deze scheiding moet je een degelijke kilometerregistratie bijhouden. Btw die je betaalt over brandstof voor zakelijke ritten kun je terugvragen als je afrekent met een bankpas, creditcard of tankpas op naam van jouw bedrijf.
Het is dus raadzaam om voor een deugdelijke rittenregistratie te zorgen. Dat is handig voor je eigen administratie en voorkomt problemen met de Belastingdienst. Je kunt dan op een eerlijke manier je zakelijke kosten aftrekken van de belasting.
