Zodra de beslissing voor een Customer Relationship Management (CRM) -systeem is genomen, staat men voor de uitdagende taak om het juiste systeem voor zijn onderneming te vinden. De CRM-markt is echter gevuld met honderden verschillende systemen van verschillende leveranciers, allemaal met specifieke kenmerken, sterke en zwakke punten. Dus hoe vindt je je weg in deze CRM wildernis? Met de volgende vijf tips willen we u helpen bij het vinden van een geschikt CRM-systeem voor uw onderneming.
1. Naar de Cloud of liever lokaal implementeren?
Voordat u zelfs verschillende systemen vergelijkt, moet u uzelf enkele belangrijke vragen stellen over uw toekomstige CRM-systeem. Naast vragen over de specifieke doelen, moet u zich afvragen wie het systeem moet gaan gebruiken, welke andere systemen moeten worden verbonden, of zelfs hoe groot het beschikbare budget is. Een van de belangrijkste vragen in het begin is echter of het systeem in de Cloud of lokaal op uw eigen servers moet worden geïmplementeerd. Beide varianten bieden hun eigen voor- en nadelen. Terwijl een lokale oplossing alle gegevens op uw eigen server bewaart, worden deze met een cloudoplossing opgeslagen op de servers van de respectieve Cloud provider. De lokale oplossing brengt hoge eenmalige implementatiekosten met zich mee, terwijl een cloudoplossing maandelijkse kosten op lange termijn en geen hoge initiële investering met zich meebrengt. Wat u ook kiest, uw eigen IT-infrastructuur moet altijd in het oog worden gehouden. Voor een lokale oplossing moeten eigen krachtige servers beschikbaar zijn. Bovendien valt onderhoud en installatie van updates en upgrades ook onder uw verantwoordelijkheid. In een cloudoplossing is het onderhoud van het systeem aan de provider, alles wat hiervoor nodig is, is een stabiele en krachtige internetverbinding.
2. Noteer specificaties
CRM-systemen bieden tegenwoordig een veelvoud aan verschillende functies, praktische tools en tientallen ad-ons met andere spannende applicaties. Wees daarom van tevoren bewust van de functies die u echt nodig hebt om uw doelen te bereiken. De meest voorkomende functies zoals contactbeheer, leadbeheer, de mogelijkheid om verkoopprognoses te maken, of bijvoorbeeld e-mail tracking is in de meeste CRM-systemen al standaard opgenomen. Daarnaast hebben veel systemen echter meer functies en moet u de juiste vinden voor uw behoeften. Daarom is het altijd raadzaam om degenen die het systeem nodig hebben te interviewen. Het personeel in dienst weet het beste welke hiaten het huidige systeem heeft en wat het nieuwe systeem zou moeten kunnen doen. Over het algemeen is het betrekken van werknemers een van de belangrijkste punten in het hele project. Noteer samen met de gebruikers de vereiste specificaties waarin u de meest noodzakelijke functies, hun budget, het aantal gebruikers en ook het type implementatie noteert.
3. Gebruikerservaring, training en privacy
Naast de functies die u wilt gebruiken om uw bedrijfsdoelstellingen te bereiken, zijn er nog andere aandachtspunten. Ten eerste is de bruikbaarheid van het systeem een essentieel onderdeel van het succes van het CRM-project. Zorg ervoor dat de oppervlakken duidelijk gestructureerd en gemakkelijk te begrijpen zijn voor uw werknemers. Anders kan het systeem de gebruikers overbelasten en zal dit leiden tot slordigheid in het gegevensonderhoud, wat uiteindelijk het hele systeem onbruikbaar maakt. U moet uw medewerkers ook voldoende vertrouwd maken met het geselecteerde systeem en training geven in het gebruik van het systeem. Veel CRM-leveranciers bieden naast het systeem ook de juiste trainingsservices. Even belangrijk voor een CRM-systeem is naleving van de EU-verordening gegevensbescherming. Het geselecteerde systeem moet daarom hieraan voldoen en de naleving van wettelijke vereisten ondersteunen.
4. Gebruik vergelijkingstools
Met een vergelijkingstool kunt u eenvoudig en snel verschillende systemen van verschillende CRM leveranciers vergelijken. Op basis van uw vooraf gedefinieerde specificatie, kunt u filteren op basis van specifieke functies, grootte, type implementatie of zelfs beschikbaar budget, providers en het juiste systeem voor uw bedrijf vinden. Let bij het selecteren van geschikte leveranciers ook op hun branchekennis en hun ervaring. Als een leverancier al veel succesvolle implementaties heeft in vergelijkbare bedrijven, toont dit aan dat hij sectorspecifieke barrières begrijpt en deze met succes kan omzeilen vanwege zijn lange ervaring. Het is ook raadzaam om de locatie van de aanbieder te zoeken. Als deze bij u in de buurt zit, biedt dit het voordeel dat hij in het geval van de zaak sneller kan zijn tegen een partner die bijvoorbeeld zijn hoofdkantoor in het buitenland heeft en alleen kan helpen via videochat.
Wilt u meer informatie over CRM, CRM software of een overzicht van CRM leveranciers kunt u terecht op www.crmvergelijken.be.
