Er bestaan talloze soorten software voor mkb-bedrijven, maar CRM- en ERP-systemen worden steevast als onmisbaar bestempeld. Alle twee dragen ze bij aan een efficiëntere organisatie en ze hebben zeker een aantal gelijkenissen, maar het zijn allesbehalve synoniemen. Wat ze zijn en hoe ze van elkaar verschillen? Dat leggen we voor je uit.
Wat zijn CRM- en ERP-systemen?
Een CRM-systeem (customer relationship management) is er om de relaties van je bedrijf beter te beheren en te organiseren. Hiermee houd je informatie over elke relatie overzichtelijk bij. Je gebruikt het onder meer voor het beheren van klanten- of leveranciersinformatie, maar je kan het ook gebruiken in het kader van personeelsinformatiebeheer. Een CRM-systeem doet echter meer dan alleen het beheren van informatie. Het kan verschillende taken voor je automatiseren en het is de basis voor onder meer het opbouwen van dossiers of het bijhouden van het klantenverhaal.
Een ERP-systeem (enterprise resource planning) is dan weer een softwaresysteem dat verschillende soorten bedrijfsinformatie en diverse bedrijfsprocessen samenbrengt. Een ERP-programma bestaat uit deelprogramma’s of modules die elk een eigen taak hebben, maar die wel informatie met elkaar uitwisselen. Een goed ERP-systeem kan daarbij niet zonder een CRM-module, maar is anderzijds ook flink uitgebreider. Dan wordt het relatiebeheer in het complete systeem geïntegreerd, ook afdelingsoverschrijdend. De implementatie is over het algemeen iets complexer en wordt bij voorkeur overgelaten aan een expert als Pellaton Stars.
Van CRM-software naar een overkoepelend ERP-systeem
Een CRM-systeem wordt vaak als een SaaS-oplossing aangeboden. Het gaat om kant-en-klare tools die je voor een vast bedrag per maand kunt gebruiken. Ze zijn heel eenvoudig te gebruiken en ze vergen weinig implementatiewerk, waardoor het heel geschikt is voor kleine ondernemingen die hun relaties efficiënter willen beheren.
Het nadeel van dergelijke CRM-systemen is dat ze op zichzelf staan. Het werkt niet samen met andere systemen en vaak verzandt men uiteindelijk alsnog in verschillende databases, waardoor een aantal voordelen verloren gaan. Een ERP-systeem is dan de logische oplossing, maar is over het algemeen wel wat lastiger om zelf te implementeren. Ook hiervoor bestaan er echter kant-en-klare oplossingen, zoals ERP Direct van AFAS. Het nadeel daarvan is dat het niet altijd optimaal past bij jouw onderneming. Daarom komen veel mensen alsnog uit bij een consultant.
Het belang van een SAP-consultant
De bekendste aanbieder van ERP-oplossingen is misschien nog wel SAP (Systeme, Anwendungen und Produkte), een van oorsprong Duits bedrijf dat wereldwijd actief is en dat bedrijfssoftwareoplossingen aanbiedt aan ondernemers. Zowel zzp’ers als mkb’ers en multinationale ondernemingen rekenen op de oplossingen van SAP.
Voor het mkb is vooral het ERP-systeem SAP Business One interessant. Dit is een ERP-pakket dat bijdraagt aan het optimaliseren en inzichtelijk maken van bedrijfsinformatie. Het omvat naast een CRM-pakket ook oplossingen voor magazijnbeheer, productiebeheer, rapportagetools en analysetools. De implementatie hiervan kan een behoorlijke uitdaging zijn. Daarom laat je dit bij voorkeur over aan een SAP Consultant. Zo’n consultant helpt bij het bepalen van passende oplossingen, verzorgt de implementatie, test nieuwe onderdelen uit en verzorgt ook de trainingen in je bedrijf. Het is aan te raden om reeds bij de oriëntering een beroep te doen op zo’n consultant, zodat je bij de best mogelijke oplossing uitkomt.
