Hoewel bedrijfscommunicatie steeds vaker online gebeurt, blijft ook de traditionele communicatie ontzettend belangrijk. Het zal meer dan eens voorkomen dat jij als organisatie via de brievenbus bij je (potentiële) klant in huis komt. Een mooie kortingsactie, een klantenkaart of andere belangrijke informatie wordt nog met grote regelmaat via de post verstuurd. In dit geval is de envelop datgene dat de eerste indruk maakt: ontzettend belangrijk om een goede indruk achter te laten dus. Maar waar moet je nu op letten bij het ontwerpen van een zakelijke envelop? We geven je een aantal handige tips.
1. Laat de huisstijl naar voren komen
Allereerst is het belangrijk dat al je marketingmaterialen in dezelfde huisstijl naar buiten gebracht worden. Ga je enveloppen bedrukken; dan zorg je dat ook deze in de herkenbare huisstijl van de organisatie zijn. Niet alleen moet het logo van de afzender duidelijk zijn, maar ook de kleuren die ook op website en andere uitingen gebruikt worden mogen op de envelop naar voren komen. Je kunt de huisstijl zelfs in zaken als het lettertype naar voren laten komen! Hoe meer herkenbaarheid je creëert in de ogen van de ontvanger, hoe beter.
2. Een antwoordnummer
In sommige gevallen moet de ontvanger een document terugsturen; en dan is het wel zo fijn wanneer er een antwoordnummer op de envelop staat. Op deze manier hoeft de ontvanger geen extra kosten betalen voor het terugsturen van documenten; en ook dat is een stukje service. Laat je een antwoordnummer op de envelop druppen? Dan print je op de plaats waar de adressering staat ook je eigen bedrijfsnaam, postcode, plaatsnaam en het antwoordnummer.
3. Blijf binnen het thema
Stuur je een brief binnen een bepaald thema: een leuke kortingsactie bijvoorbeeld? Zorg dat dan ook de envelop binnen dit thema past. Laat de kleuren die gebruikt worden in de kortingsactie bijvoorbeeld terugkomen op de envelop. Let wel op: laat de envelop er niet teveel uit zien als reclamedrukwerk. De kans bestaat dat het dan zonder openen in de prullenbak belandt!
4. De zakelijke gegevens
Vergeet ook de basisgegevens niet zoals de zakelijke gegevens. Denk hierbij aan de naam van de organisatie (of zender), het adres, de naam van de ontvanger enzovoorts. Voeg hier eventueel indien mogelijk een logo of speciale boodschap aan toe. Houd hierbij rekening met het feit dat de bovenzijde minimaal 6 mm en de onderzijde minimaal 3 mm vrij moet blijven van teksten en afbeeldingen.
