Als ondernemer heb je veel verantwoordelijkheden. Veel van deze verantwoordelijkheden kun je delegeren naar je medewerkers, maar je zult altijd eindverantwoordelijke blijven. Je zorgt voor de continuïteit van je zaak door nieuwe klanten te werven, bestaande afnemers tevreden te houden en je besteedt veel tijd aan productontwikkeling, om de concurrentie voor te blijven en je voorsprong uit te bouwen. En dan merk je dat de werkprocessen haperen. Waarom? Omdat je in feite personeel tekort komt. En omdat er te veel mensen ziek thuis zitten. Het wordt de hoogste tijd om meer tijd te steken in je verzuimbeleid. Heb je al eens gehoord van een verzuimprotocol?
Gevolgen van arbeidsverzuim
We spreken tegenwoordig liever van arbeidsverzuim, in plaats van ziekteverzuim. Het waarom hiervan is simpel: er zijn meerdere redenen om te verzuimen dan alleen maar ziekte. Het is verstandig om onderscheid te maken tussen kortdurend verzuim, frequent verzuim en langdurig verzuim. Bij kortdurend verzuim, bijvoorbeeld door covid, griep of een andere kortdurende ziekte, is de verzuimende medewerkers slechts een korte tijd niet op het werk. Terugkeer is voorzien en vaak ook aangegeven. Komen er werkprocessen in de knel omdat je medewerker er niet is, dan kunnen collega’s vaak de zaken waarnemen. Bij frequent verzuim is iemand meerdere keren in korte tijd afwezig. Frequent verzuim kan een voorspeller zijn van langdurig verzuim, dus het is wel iets om aandacht aan te besteden. Bij langdurig verzuim kan iemand maanden uit de roulatie zijn. Het is dan vaak noodzakelijk om extra kosten te maken, bijvoorbeeld door het inhuren van uitzendkrachten. Als op een afdeling vaak mensen verzuimen, neemt de werkdruk voor de achtergebleven collega’s toe. Een tijdelijke piek kan vrijwel iedereen aan. Echter, duurt deze piek langer, dan kan dit slopend zijn en nog meer verzuim in de hand werken.
Rechten en plichten bij arbeidsverzuim
Werkgever en werknemer hebben rechten en plichten als het aankomt op arbeidsverzuim. Volgens de Wet Verbetering Poortwachter moet een werkgever zorgen voor een gezonde en liefst stimulerende werkomgeving. Een werknemer is verplicht om in geval van verzuim mee te werken aan het eigen herstel. Lijkt het erop dat het verzuim langer gaat duren, dan maken werknemer en werkgever, vaak in de vorm van de direct leidinggevende, een Plan van Aanpak. In dit Plan van Aanpak worden de stappen vastgelegd die ze samen ondernemen om terugkeer in het eigen werk te faciliteren. Ook bezoekmomenten aan de arbo-arts zullen in het Plan van Aanpak terechtkomen. Is terugkeer in de eigen functie niet meer mogelijk, dan beschrijft het Plan van Aanpak de stappen die nodig zijn om te re-integreren bij een andere werkgever. Naast het Plan van Aanpak hoort je organisatie ook een verzuimprotocol te hebben, zeg maar de specifieke spelregels voor iedereen die betrokken is bij verzuim, toegespitst op jouw organisatie.
Een verzuimprotocol monitoren, handmatig of via software?
Volg je de wettelijke stappen uit je verzuimprotocol niet op, dan kun je schadeplichtig zijn vanwege nalatigheid. Dit geldt zowel voor medewerkers als voor je bedrijf. Heb je een groot bedrijf met veel verzuim, dan is het mogelijk dat je niet alle verzuimgevallen even goed op je netvlies hebt. Het is dan handig om je verzuimprotocol en je verzuimrapportages centraal te regelen in een goed pakket verzuimsoftware. Deze software attendeert je op de te nemen acties en zorgt voor vastlegging van afspraken.
