Worstel jij met de urenregistratie en planning voor de inzet van je medewerkers? Veel bedrijven proberen hun werkrooster en registratie te maken en bij te houden in een programma als Microsoft Excel en maken het zichzelf en hun medewerkers daarmee moeilijker dan noodzakelijk is. Er is immers ook software beschikbaar waarmee een digitale personeelsplanning een stuk gemakkelijker en sneller geregeld kan worden. Aan zulke software zitten eigenlijk vooral voordelen. We zetten ze op een rijtje.
Eén leidend rooster
Wanneer je op de ouderwetse manier een werkrooster maakt en dit uitzet naar je medewerkers, stuit je allicht op medewerkers die aangeven niet op de ingeroosterde tijd of dag te kunnen werken. Omdat dit op verschillende momenten van verschillende kanten zal gaan binnenkomen, ontstaan er vaak meerdere versie van het roosters die naar afzonderlijke medewerkers verzonden worden. Met digitale personeelsplanning is deze verwarrende praktijk verleden tijd. Er is één leidend rooster dat voor medewerkers direct inzichtelijk is en voor iedereen aangepast kan worden als dat nodig is.
Werkrooster overal inzichtelijk
Een werkrooster gemaakt in Excel kan niet door iedereen overal geopend worden. Niet iedereen kan op zijn telefoon een Excel-rooster openen. Goede software voor personeelsplanning heeft een app waarmee medewerkers te allen tijde het rooster kunnen inzien.
Werknemers zelf vervanging laten inplannen
Na het publiceren van een werkrooster komt vaak de zoektocht naar vervanging voor medewerkers die op een bepaald moment niet kunnen of willen werken. Daar gaat een hoop tijd aan verloren, terwijl je dit ook aan medewerkers zelf kunt overlaten. Met een roosterprogramma waarop medewerkers zelf kunnen inloggen en een vervanger opgeven bespaar je jezelf een hoop moeite. Uiteraard heb je dan nog steeds de mogelijkheid om hier al dan niet goedkeuring op te geven.
Personeel uitnodigen voor diensten
Wanneer je te maken krijgt met een ziekmelding, heb je snel een vervanger nodig voor de dienst die het betreft. Hiervoor moet je vaak verschillende medewerkers benaderen, wat een hoop tijd kost. Met een digitaal roosterprogramma en bijbehorende app kun je met één druk op de knop medewerkers uitnodigen om een in te springen op een vrijgekomen dienst. Zij krijgen dan een e-mail en een push-bericht en kunnen de dienst accepteren of afwijzen. Bij acceptatie wordt dit automatisch in het digitale rooster opgenomen.
Beschikbaarheid opgeven
Met de juiste digitale persoonsplanning software hebben medewerkers de mogelijkheid om zelf via de computer of de app zelf hun beschikbaarheid op te geven. Voor jou als planner is dan meteen in het rooster te zien wie er beschikbaar is, op basis waarvan je gemakkelijk een planning kan maken met mensen waarvan je weet dat ze kunnen werken op dat moment. Dit scheelt je een rondje langs de velden om te zien wie er wanneer kan werken. Zeker in een vakantieperiode is dit handig. Je hoeft niet op te zoeken wie er vrij is, want je krijgt enkel de mensen te zien die wél beschikbaar zijn.
Inzicht in loonkosten
Mogelijk heb je te maken met een budget waarbinnen je moet werken. Veel roosterprogramma’s bieden ook de mogelijkheid om de uurlonen van individuele werknemers mee te nemen in de planning. Zo kun je bij het plannen direct zijn wat de verwachte personeelskosten gaan zijn en waar nodig aanpassingen maken om op lagere kosten uit te komen. Ook kun je per taak de materiaalkosten invoeren en meenemen in de berekening van de te verwachten kosten.
De juiste medewerker op de juiste taak
Niet op elke taak kan zomaar een medewerker geplaatst worden. Soms is bepaalde kennis of zijn bepaalde vaardigheden vereist om de taak volgens de voorschriften te kunnen uitvoeren. In een goed programma voor digitale personeelsplanning kun je dit soort informatie invoeren bij taken en medewerkers, waardoor je snel de juiste persoon op de juiste plek kunt zetten.
