Heb je ook uitpuilende ordners en mappen vol met informatie? Het kan dan aardig lastig zijn om snel een bepaald document terug te vinden tussen al dat papierwerk. Met tabbladen kun je overzicht in de chaos creëren. Hoe je dat het beste doet? Lees snel de volgende handige tips.
1. Ordenen op alfabetische volgorde
Voordat je tabbladen aanschaft, is het verstandig om na te denken over het type opbergsysteem dat je wilt creëren. Je kunt hierbij het beste kijken naar de manier waarop je informatie opzoekt. Wil je documenten op persoons- of bedrijfsnaam ordenen? Dan is een alfabetisch opbergsysteem de juiste keuze. Alfabetische tabbladen kun je zelf maken door de gewenste letters op de tabs te schrijven. Een andere optie is het aanschaffen van indexbladen. Dit zijn tabbladen met voorbedrukte tabs. Door papierwerk direct na ontvangst achter de juiste letter te plaatsen, vind je documenten razendsnel terug.
2. Ordenen op numerieke volgorde
Voor het ordenen van bepaalde documenten kan numeriek sorteren handiger zijn. Deze methode komt bijvoorbeeld goed van pas bij het opbergen per maand of per klantnummer. Numerieke tabbladen kun je, net zoals de alfabetische variant, uiteraard zelf maken door op onbedrukte tabs te schrijven of stickers te plakken. Deze manier is handig als je specifieke nummers nodig heeft voor je mappen. Ben je op zoek naar een standaard numeriek systeem? Dan zijn numerieke indexen met voorbedrukte tabs een aanrader.
3. Ordenen op thema
Om een dossier met verschillende onderwerpen of thema’s aan te leggen, kun je het beste een kleurcoderingsysteem aanhouden. Zowel plastic als kartonnen tabbladen zijn verkrijgbaar in allerlei kleuren. Een set met gekleurde tabbladen bevat vaak een voorblad, waarop je de desbetreffende onderwerpen kunt noteren bij de juiste kleur. Dit systeem maakt het zelfs voor collega’s die onbekend zijn met de map mogelijk om binnen de kortste keren het juiste document te lokaliseren.
4. Ordenen én inbinden
Als je aan tabbladen denkt, zie je waarschijnlijk een variant met perforatiegaten voor je. Dit is niet zo gek, aangezien de meeste tabbladen inderdaad geperforeerd zijn. Bij een speciaal soort tabbladen is dit echter niet het geval. Inbindtabbladen zijn ontwikkeld voor gebruik in ingebonden documenten. Deze tabbladen zonder perforatiegaten zorgen ervoor dat je ook ingebonden dossiers overzichtelijker kunt maken.
5. Ordenen in kaartenboxen
Wist je dat je ook archiefdozen en kaartenbakken kunt organiseren met behulp van tabs? Speciaal voor dit soort opbergsystemen zijn horizontale tabbladen ontwikkeld: tabkaarten. Deze handige kantoorartikelen zijn op dezelfde manier als tab- en indexbladen te gebruiken. Zo is het mogelijk om ook in horizontale archieven met een alfabetische, numerieke of thematische indeling te werken.
