Je slaat al je documenten altijd netjes op. Maar wanneer je ze nodig hebt, dan blijkt ineens toch dat je ze niet zo snel kunt vinden. De meesten van ons hebben helaas niet veel organisatietalent. En dus wordt het in de praktijk chaotisch en rommelig met alle papieren en digitale documenten. Ook hebben we lang niet altijd de tijd om alle spullen goed op te bergen. En dan is er ook nog de privacywet AVG met allerlei regels. Vandaag geven je 5 tips van experts. Zo maak je een archief waarin je altijd alles snel terugvindt.
Zorg voor een logische structuur
Het allerbelangrijkste is een logische structuur in je archief. Maak niet teveel hoofdcategorieën, maar beperk je tot de basis. Zo niet, dan raak je al snel het overzicht kwijt. Onder de hoofdcategorieën kun je verschillende subcategorieën maken. Vind je dit lastig? Begin dan met het opschrijven van de onderwerpen die in je archief voorkomen op post-its. Daarna ga je de onderwerpen structureren. Zorg ervoor dat je digitale en papieren archief dezelfde structuur hebben. Bewaar ten slotte alleen de definitieve versies.
Bewaar zo min mogelijk
Archiveer eenmaal per maand en bekijk dan wat je wilt bewaren of niet. Bewaar alleen de documenten die je echt moet bewaren. Voor losse papieren en brieven kun je op je bureau bakjes plaatsen die je een keer per maand uitzoekt. Bewaar ze daarna op onderwerp en datum gesorteerd in mapjes in een doos die je eenmaal per jaar in archiefmappen plaatst. Dit werkt natuurlijk alleen wanneer je niet zo heel veel papieren documenten hebt.
Op welke wijze bewaren?
Bewaar je papieren ook chronologisch, dus de oudste onderaan en nieuwste bovenop. Of je kunt er ook voor kiezen om ze op alfabetische volgorde te bewaren. Hebben bepaalde stukken een vervaldatum? Plaats deze dan linksboven met stift. Zo kun je snel zien of een document verlopen is.
Soms heb je als organisatie een groot archief met allerlei stukken die echt bewaard moeten worden. In dit geval kan het handig zijn om het archief eens in de zoveel tijd in dozen te bewaren. Ook een opslagruimte huren, kan in dit geval soms een zeer goed idee zijn.
Zorg dat je je documenten snel vindt
Veel mensen bewaren documenten op allerlei verschillende plekken. Dat is niet praktisch, want zo vind je je spullen niet terug. Handig zijn bijvoorbeeld de ladeblokken met hangmappen. Daar kun je verschillende tabs aanmaken. Wanneer je iets nodig hebt, open je de lade en haal je snel en eenvoudig het juiste mapje eruit. Ook plastic mapjes met sticker waar je op schrijft wat erin zit, zijn heel praktisch. Zo kun je je facturen, bonnen, aantekeningen in verschillende losse mapjes plaatsen.
Koop een to-do notitieblok
Vaak bewaren we allerlei losse papieren omdat we er nog iets mee moeten doen en het anders vergeten. In dit geval is een to-do blok veel handiger. Daar schrijf je wekelijks gedetailleerd alle dingen die je moet doen in op. Wat je gedaan hebt, daar plaats je een krul doorheen. Wat nog niet af is, verhuis je naar de week erna. Zo hoef je niet alle losse papieren te bewaren en elke keer uit te zoeken wat je ook alweer moest doen. Dit bespaart je heel veel tijd.
